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关于加强日常会议管理的通知

发表时间: 2023-02-14 17:14:35

作者: 石家庄市企业联合会、石家庄市企业家协会

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各会员单位,各县(市、区)企协:为推进协会制度化、规范化、科学化管理,协会将着手拟订各项规章制度。其中包括理事会、常务理事会、会长办公会等会议制度及议事规则等,

各会员单位,各县(市、区)企协:

为推进协会制度化、规范化、科学化管理,协会将着手拟订各项规章制度。其中包括理事会、常务理事会、会长办公会等会议制度及议事规则等,并按《章程》规定程序提交有关会议审议。现就会议规则相关注意事项明确几点要求:

一、关于会议规则

《章程》规定,理事会每年至少召开一次;常务理事会每年至少召开两次;会长办公会每年至少召开四次。会议实到人数均应在2/3以上。

各位理事、常务理事、副会长应出席相应会议,本人不能出席的,可委托副职或委派会员单位联系人参加。特约副会长列席会议,本人不能列席的,可委托副职或联系人列席。协会监事、专家咨询委员会副主任、副秘书长须列席会议。

参会人员应按会议要求出席,须保证到会人数,确保会议决议的有效性。

二、关于会议通知

各种会议及活动,秘书处将按照《章程》规定提前下发通知。

会议通知可通过五个渠道进行发布传递:第一、邮政快递;第二、电话沟通;第三、协会官网和微信公众号;第四、协会微信群;第五、协会易小程序。大家可通过多渠道获取会议信息。

“协会易小程序”是秘书处专门定制的自动化办公软件。这个小程序操作简便、功能强大、应用广泛,只有会员单位负责人和联系人经过授权才能登录。小程序对不同职位人员分级管理,个人信息保密性强,可放心使用。今后,秘书处将重点开发运用这个软件,进一步促进协会与会员、会员与会员之间的联系,传递有关资讯、展示会员风采、推广企业产品、对接供求信息、召开视频会议等。请各会员单位法定代表人和联系人将手机号通过秘书处授权登录,并积极使用该小程序。

会议通知发布后,请会员单位联系人及时阅读会议内容,落实参会人员,反馈参会回执,做好参会准备工作,确保如期按时参会。希望参会人员增强时间观念,提前到达会场,勿发生缺席或迟到现象。如有特殊情况无法参会的,需提前与秘书处沟通报备。

三、关于会员单位联系人

各会员单位入会都登记了联系人,主要负责与协会进行工作沟通。各单位预留的联系人,有的是公司一把手,有的是助理、秘书或工会、综管部负责人等不尽相同。各单位若因人员调整需变更联系人的,请及时将变更信息告知秘书处更改,避免联系人失联而遗误参会。

为保证协会秘书处日常工作的正常开展,持续提升服务水准,秘书处将定期与联系人进行沟通,收集企业在生产经营、项目建设、政商关系及投融资等方面所遇到的困难和问题,及时报送政府机关与协会联席会,以便及时帮企业排忧解难。望各单位发挥好联系人作用,加强相互联系,确保信息畅通。

特此通知。

                                                  石家庄市企业联合会

                                                  石家庄市企业家协会

                                                  2023年2月13日


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ADD:石家庄市中山东路176号新京大厦3楼

TEL:0311-89259530

email:dongfangshangren@163.com

 

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