关于加强日常会议管理的通知

各会员单位，各县（市、区）企协：

为推进协会制度化、规范化、科学化管理，协会将着手拟订各项规章制度。其中包括理事会、常务理事会、会长办公会等会议制度及议事规则等，并按《章程》规定程序提交有关会议审议。现就会议规则相关注意事项明确几点要求：

一、关于会议规则

《章程》规定，理事会每年至少召开一次；常务理事会每年至少召开两次；会长办公会每年至少召开四次。会议实到人数均应在2/3以上。

各位理事、常务理事、副会长应出席相应会议，本人不能出席的，可委托副职或委派会员单位联系人参加。特约副会长列席会议，本人不能列席的，可委托副职或联系人列席。协会监事、专家咨询委员会副主任、副秘书长须列席会议。

参会人员应按会议要求出席，须保证到会人数，确保会议决议的有效性。

二、关于会议通知

各种会议及活动，秘书处将按照《章程》规定提前下发通知。

会议通知可通过五个渠道进行发布传递：第一、邮政快递；第二、电话沟通；第三、协会官网和微信公众号；第四、协会微信群；第五、协会易小程序。大家可通过多渠道获取会议信息。

“协会易小程序”是秘书处专门定制的自动化办公软件。这个小程序操作简便、功能强大、应用广泛，只有会员单位负责人和联系人经过授权才能登录。小程序对不同职位人员分级管理，个人信息保密性强，可放心使用。今后，秘书处将重点开发运用这个软件，进一步促进协会与会员、会员与会员之间的联系，传递有关资讯、展示会员风采、推广企业产品、对接供求信息、召开视频会议等。请各会员单位法定代表人和联系人将手机号通过秘书处授权登录，并积极使用该小程序。

会议通知发布后，请会员单位联系人及时阅读会议内容，落实参会人员，反馈参会回执，做好参会准备工作，确保如期按时参会。希望参会人员增强时间观念，提前到达会场，勿发生缺席或迟到现象。如有特殊情况无法参会的，需提前与秘书处沟通报备。

三、关于会员单位联系人

各会员单位入会都登记了联系人，主要负责与协会进行工作沟通。各单位预留的联系人，有的是公司一把手，有的是助理、秘书或工会、综管部负责人等不尽相同。各单位若因人员调整需变更联系人的，请及时将变更信息告知秘书处更改，避免联系人失联而遗误参会。

为保证协会秘书处日常工作的正常开展，持续提升服务水准，秘书处将定期与联系人进行沟通，收集企业在生产经营、项目建设、政商关系及投融资等方面所遇到的困难和问题，及时报送政府机关与协会联席会，以便及时帮企业排忧解难。望各单位发挥好联系人作用，加强相互联系，确保信息畅通。

特此通知。

                                                  石家庄市企业联合会

                                                  石家庄市企业家协会

                                                  2023年2月13日